Lavoro da remoto, lavoro da casa, lavoro online e smart working sono alcuni dei termini che stanno popolando i notiziari, le dirette e le comunicazioni ministeriali da quando il Coronavirus ha iniziato a diffondersi in Italia e nel mondo.
Questa pandemia mondiale ha, infatti, obbligato il Governo ad emanare misure restrittive che prevedono la chiusura fisica di un gran numero di aziende a attività lavorative.
In situazioni come questa, il lavoro da remoto risulta essere l’unica strada percorribile per continuare la propria attività lavorativa da casa limitando le perdite economiche causate dalla completa chiusura aziendale.
Purtroppo però, molti imprenditori, in Italia e soprattutto in Molise, si trovano di fronte a qualcosa per loro (quasi) sconosciuto, in quanto fortemente legati a metodi lavorativi classici e, diciamocelo, pressoché datati.
Proprio per questo motivo, nell’articolo di oggi spiegheremo che cos’è il lavoro da remoto, come funziona e cosa serve per lavorare da casa in maniera efficace e produttiva, anche in Molise!
Ti suggeriremo, inoltre, 8 tool essenziali per poter lavorare in maniera “agile”.
- Cos’è il lavoro da remoto
- Come lavorare da casa in Molise
- Cosa serve per lavorare in remoto
- Lavoro da remoto: 8 tool indispensabili per aumentare la produttività
- Lavorare da remoto: conclusioni
Cos’è il lavoro da remoto
Il lavoro da remoto, in inglese remote working, è una modalità lavorativa che non richiede la presenza fisica in azienda. Assimilabile al tele-lavoro, esso può essere svolto nei consuenti orari d’ufficio in qualsiasi luogo tramite l’utilizzo di strumenti tecnologici connessi ad internet.
Il lavoro da remoto viene spesso confuso con lo smart working (lavoro agile), che, seppur svolto al di fuori del logo di lavoro, identifica una modalità lavorativa “da casa” differente.
Lo smart working prevede, infatti, un approccio lavorativo totalmente nuovo e dinamico. Oltre ai vincoli spaziali, lo smart working è libero anche da vincoli orari: si può lavorare dove si vuole, quando si vuole. Esso sottintende, inoltre, un’organizzazione delle attività lavorative per fasi, cicli e obiettivi da concordare con il datore di lavoro.
Viste le necessità derivanti dall’emergenza Covid-19, in questo articolo ci concentreremo sul semplice lavoro da remoto, modalità lavorativa attualmente richiesta dalla maggioranza delle imprese italiane. Continua a leggere per scoprire cosa ti serve per lavorare da casa in Italia e (anche) in Molise.
Come lavorare da casa in Molise
Iniziamo col dire che, per le attività che lo permettono, il lavoro in remoto può essere svolto in qualsiasi luogo. Per lavorare da casa basta solo avere gli strumenti giusti e una connessione internet, cosa che però non sempre è scontata, soprattutto in Molise.
La nostra esperienza sul campo ci ha insegnato che le aziende molisane (ma non solo) hanno diverse carenze dal punto di vista informatico e tecnologico, sia in termini di formazione che di strumentanzione. In queste aziende mancano spesso sia i software per lavorare in remoto, sia le competenze necessarie per utilizzarli. Non a caso, le richieste di assistenza più comuni ricevute da DOT riguardano spesso problemi semplicissimi e, lasciatecelo dire, banali.
Un esempio? Persone che ci chiamano per la risoluzione di problematiche software causate dalla chiusura di finestre di avviso importanti. Molti utenti, infatti, sono abituati a cliccare sul pulsante chiudi di ogni finestra che compare sullo schermo senza nemmeno leggerne il contenuto. Sbagliatissimo! Se lo fai anche tu, ti abbiamo avvisato, quindi smetti subito. Leggere i messaggi di alert è fondamentale.
Un altro esempio sono le aziende che gestiscono un numero elevato di file e dati che mancano di sistemi di conservazione, scambio e backup di dati. In questi casi, il problema maggiore sta sia nel rischio di perdere ingenti quantità di dati, sia nella difficoltà di reperire i vari documenti, copiati e frammentati su dispositivi differenti, quando si lavora in remoto.
Un altro ostacolo all’attivazione di modalità di lavoro online al di fuori del perimetro aziendale è sicuramente di natura culturale. Molti imprenditori credono infatti che avere un dipendente disponibile fisicamente sia strettamente necessario, sia per motivi pratici, sia per la mancanza di fiducia verso i propri sottoposti. Essi credono che chi lavora da casa in realtà non combini nulla. Fortunatamente, numerosi studi e ricerche smentiscono questa falsa convinzione, alcuni di essi dimostrano addirittura che lavorare in remoto possa aumentare la produttività dei dipendenti, soprattutto nei casi in cui l’atmosfera in ufficio non sia tra le migliori.
Per farla breve, se sei un imprenditore metti subito da parte i tuoi dubbi e inizia a sfruttare a pieno le potenzialità e i vantaggi del lavoro da remoto. Lavorare da remoto in Italia e in Molise si può, parola di DOT.
Cosa serve per lavorare in remoto
Prendi carta e penna, tastiera e monitor, o quello che hai portata di mano, e inizia a segnare gli strumenti e le buone pratiche da portare con te durante e dopo questa emergenza.
Per lavorare in remoto da casa hai bisogno di:
- Computer
- Componenti Hardware
- Connessione Internet
Computer
Quando parliamo di computer ci riferiamo sia ai PC fissi che ai computer portatili. Ciò non toglie che anche altri dispositivi dotati di connessione internet, come i tablet e gli smartphone, possono essere utili allo scopo. Tuttavia, per lavorare comodamente ed efficacemente da casa, consigliamo sempre l’utilizzo di un computer performante dotato di schermo ampio e tastiera.
Ma veniamo alle speifiche tecniche. In base alla tipologia di applicazioni, programmi e piattaforme da utilizzare, il tuo dispositivo dovrà possedere dei requisiti minimi per garantire il normale svolgimento dell’attività lavorativa.
Ciascuna applicazione consuma, infatti, una quantità di risorse differente. Proprio per questo, non è possibile definire in maniera generale quali specifiche deve avere un computer per poter lavorare da remoto. Per esempio, caratteristiche che possono andar bene per una segretaria potrebbero non essere sufficienti per un graphic designer.
Nello specifico, per un lavoro d’ufficio standard per cui è necessario scrivere documenti di testo, navigare, accedere alla posta elettronica o alla PEC, e firmare digitalmente qualche documento può essere sufficiente avere un computer con:
- CPU: Intel i3 o AMD Ryzen 3 e successivi
- RAM: 4GB o superiore
- SSD: 120GB o superiore
- Schermo: 14” nel caso di un portatile, 19” nel caso di PC fisso
Per un lavoro ad alta prestazione in cui è richiesto l’utilizzo di software specifici, il computer deve avere:
- CPU: Intel i5 o AMD Ryzen 5 e successivi
- RAM: 8GB o superiore
- SSD: 240GB o superiore
- Schermo: 15” nel caso di un portatile, 22” minimo FullHD nel caso di PC Fisso
Le configurazioni proposte sono generiche e servono unicamente a darti un’idea generale delle caratteristiche che dovrebbe avere il tuo computer per iniziare a lavorare da remoto in tutta tranquillità. Se i casi sopra descritti sono lontani dalla tua situazione, contattaci e saremo lieti di definire una configurazione personalizzata in base alle tue esigenze.
Componenti Hardware
Lavorare per lungo tempo al computer richiede un’attenzione particolare alla scelta dei componenti hardware da acquistare. Mouse, tastiera e monitor di qualità sono, infatti, fondamentali per lavorare da remoto nel miglior modo possibile.
Mouse e tastiera
La qualità e l’ergonomia di mouse e tastiera sono aspetti da non sottovalutare in fase di acquisto. Scegliere componenti hardware scadenti per risparmiare qualche euro potrebbe avere ripercussioni serie sulla tua salute. Tendinite da mouse e tunnel carpale sono solo alcune delle sindromi a cui potresti andare incontro.
Acquistare un mouse e una tastiera di qualità richiede, inoltre, un investimento davvero ragionevole (poco più di 20 euro) e, fidati, ne vale davvero la pena.
Monitor
Altro strumento essenziale è sicuramente il monitor. Acquistare un buon monitor può fare davvero la differenza, sia in termini di qualità di lavoro sia di salute. In questo caso, ergonomia e sicurezza sono gli aspetti da valutare in fase di acquisto di uno schermo adeguato. Monitor regolabili in altezza, inclinabili o ruotabili sono ideali per un corretto posizionamento rispetto allo sguardo dell’utente.
Un monitor è spesso sufficiente per svolgere ogni tipo di mansione. Tuttavia, se hai la possibilità di installare due monitor ne gioverai sicuramente, sia in termini di produttività che di comodità.</ul>
Un ultimo consiglio che possiamo darti è quello di tenere il più possibile in ordine la tua scrivania e le varie periferiche. Questi piccoli accorgimenti renderanno il tuo ufficio domestico (home-office) professionale e confortevole e ti aiuteranno a mantenere alta la tua produttività.
Se non sai quali componenti hardware scegliere, non esitare a chiedere il nostro aiuto.
Connessione Internet
Per lavorare in remoto la connessione a internet deve essere sufficiente veloce, stabile e deve disporre di una larghezza di banda adeguata alle attività da svolgere. Altrimenti potremmo riscontrare diverse problematiche mentre lavoriamo, tra cui errori durante il download dei file e perdita della connessione durante le chiamate online.
La velocità e la larghezza di banda richieste variano da attività ad attività. Lo streaming video (Skype, Zoom, Netflix, Amazon Video, ecc…), il download dei file e il controllo remoto di altri dispositivi sono alcune delle attività che richiedeno maggiore velocità e larghezza di banda.
Purtroppo, il gap tecnologico tra le varie zone del territorio italiano è cosa abbastanza nota, soprattutto in Molise. La mancanza di una connessione internet adeguatamente veloce è forse una delle criticità maggiori da affrontare quando si vuole iniziare a lavorare da casa.
Tuttavia, anche se nella tua zona non è presente una connessione internet veloce in fibra ottica o ADSL o se non hai una connessione a internet domestica, non disperare, abbiamo tre soluzioni per te.
- Connessione dati tramite router portatile
- Tethering via smartphone
- Connessione via radio tramite operatori locali
Contattaci per approfondimenti sulle tre soluzioni proposte.
Lavoro da remoto: gli 8 tool utili per un remote working davvero efficace
Dopo aver definito cosa ti serve per lavoro in remoto e le buone pratiche da seguire per lavorare da casa in maniera efficace e produttiva, veniamo ai programmi e agli strumenti informatici utili per ottimizzare il tuo lavoro.
- App e tool per la comunicazione aziendale
- Programmi per creare, condividere e revisionare documenti di lavoro
- Strumenti per la connessione da remoto
App e tool per la comunicazione aziendale
Per far sì che il lavoro da remoto sia davvero produttivo bisogna, innanzitutto, organizzarsi e coordinarsi con i proprio colleghi e responsabili. Per farlo è necessario comunicare in maniera chiara ed efficace. Come? Con le app di messaggistica e i tool di comunicazione che stiamo per proporti. Molti di questi li conoscerai già, altri invece potrebbero essere una vera e propria scoperta.
Mettiamo per un attimo da parte le classiche chiamate telefoniche, Whatsapp e, per chi lo conosce già, Telegram e affidiamoci a strumenti un po’ più professionali e agili, che consentono di comunicare in maniera attiva e, spesso discontinua, proprio come se fossimo in ufficio.
Ecco la nostra lista:
- Zoom
- Skype
- Hangouts
Zoom
Personalmente il nostro preferito, Zoom è un programma per videochiamate disponibile sia in versione gratuita che a pagamento. Oltre alle videochiamate multiple e ai live message, Zoom permette di:
- Condividere lo schermo e lasciare il controllo al nostro interlocutore
- Disegnare / puntare sullo schermo
Nonostante non sia propriamente “leggero”, Zoom è uno dei software di messaggistica e comunicazione attualmente più completi.
Skype
Tra i software di comunicazione più blasonati c’è sicuramente Skype. Molto comodo e ampiamente diffuso questo programma fa sicuramente il suo dovere. Come Zoom, anche Skype è gratuito e permette di:
- Disegnare / puntare sullo schermo
- Fare riunioni di gruppo
Hangouts è un’app di casa Google. Inclusa nella comodissima suite Google (Gsuite), Hangouts Meet è una piattaforma professionale (e a pagamento) utilissima per comunicare con i proprio colleghi.
Time tracking e task tracking, o meglio: come far sapere al tuo datore che stai lavorando davvero
Lavorare da casa richiede una buona dose di fiducia da parte del datore di lavoro. Tuttavia, esistono diversi tool destinati all’effettivo monitoraggio del tempo di lavoro e dei vari compiti svolti.
Questi programmi destinati al time tracking e al task tracking sono davvero molto utili, sia per i datori che per i dipendenti, in quanto consentono di tenere traccia di tutte le attività svolte, facilitando la gestione del tempo, il calcolo del monte ore lavorativo, e l’eventuale creazione di report mensili. Il monitoraggio avviene in maniera attiva, basta ricordarsi di avviare e interrompere il sistema quando si inizia e finisce di lavorare.
Ecco i due software di time e task tracking suggeriti da Dot:
Toggl
Toggl è un software che consente di monitorare in maniera attiva ed efficace il tempo impiegato per ogni attività svolta. Il software consente di aggiungere utenti multipli, in questo modo è possibile monitorare il tempo di lavoro di ciascun dipendente.
Le modalità di tracciamento sono diverse e per ogni attività è possibile aggiungere un tag di riferimento per una migliore gestione.
Toggl genera automaticamente dei report e può essere integrato con moltissime applicazioni. Il software è a pagamento, ma viste le numerose funzionalità offerte e la sua versatilità, il costo è decisamente giustificato.
Clockify
A differenza di Toggl, Clockify è gratuito. Anch’esso dispone di numerose funzionalità utili a gestire e monitorare il tempo di lavoro in maniera ottimale. Proprio le sue funzioni lo mettono al pari di altri programmi a pagamento.
Il video proposta evidenzia l’interfaccia intuitiva e il principio di funzionamento di Clockify.
Programmi per creare, condividere e revisionare i documenti di lavoro
Lavorare in remoto richiede particolare attenzione alla condivisione dei file di lavoro e allo scambio di email. Utilizzare piattaforme e modalità diverse per comunicare e scambiare i propri documenti con responsabili e colleghi può creare grande confusione o, peggio, può causare la perdita di materiale importante.
Per evitare questo tipo di problematica bisogna tenere in mente due concetti fondamentali: unione e consistenza. Questo significa che tutti i membri del team devono essere sincronizzati e devono sapere esattamente dove caricare/scaricare un certo tipo di file e come condividere il proprio lavoro con gli altri in tutta sicurezza.
Per questo ci viene in aiuto il buon vecchio Google con il suo ecosistema di programmi e strumenti contenuti in Google Drive.
Tra gli altri, Drive include Gmail, per l’invio e la ricezione di posta elettronica, e le applicazioni per la creazione di documenti, fogli di lavoro e presentazioni, su cui è possibile lavorare in maniera individuale o di gruppo, tenendo sempre traccia di tutte le varie modifiche e revisioni effettuate.
Esso offre, inoltre, uno spazio di memoria in Cloud in cui conservare automaticamente tutti i file creati e in cui aggiungere cartelle e altre risorse dal proprio computer.
Google Drive è gratuito ed è ideale per chiunque svolga una mansione d’ufficio. Per scoprirne di più sulle tantissime funzioni offerte dalla Suite di casa Google clicca qui.
Strumenti per la connessione da remoto
Come fare se i programmi principali, come ad esempio il gestionale aziendale o i software di fatturazione e contabilità, sono disponibili solo nel server locale posto nell’ufficio e, quindi, accessibili solo dai computer connessi alla rete interna?
In questi casi è possibile avvalersi di due soluzioni:
VPN
Dall’inglese Virtual Private Network, la VPN è una rete privata virtuale in grado di mettere in comunicazione dispositivi non connessi alla stessa rete LAN tramite un canale riservato, garantendo privacy, anonimato e sicurezza dei dati. La VPN è stata pensata proprio per “estendere” la rete aziendale fino a casa nostra, permettendoci di accedere direttamente alla nostra postazione in ufficio.
Configurare la rete VPN significa sfruttare la connessione ad internet per mettere in comunicazione l’ufficio con ambienti esterni in maniera totalmente sicura e controllata. Un sistema affidabilissimo per lavorare da remoto senza troppi rischi durante la trasmissione dei dati.
La VPN richiede tempo e denaro. Se non hai budget a sufficienza, puoi optare per una soluzione alternativa
Se non hai tempo, o budget per poter creare una VPN, e soprattutto hai il Computer in ufficio, puoi utilizzare Google Remote Desktop. Ebbene sì, ancora torna in aiuto la nostra cara Google.
Google Remote Desktop è tool molto efficace che consente di connettersi in remoto al computer dell’ufficio da qualsiasi pc, tablet o, addirittura, smartphone.
Questa soluzione però non è ottimale, infatti essa prevede lo scambio di una grosse mole di dati che sfrutterà tutta la banda a disposizione per fare un vero e proprio streaming di tutto il video del monitor. Per ottimizzare questo ingente scambio i colori e la risoluzione dello schermo potrebbero subire modifiche volte ad alleggerire la connessione. Ciò significa che ci si potrebbe a ritrovare a lavorare per ore con uno schermo distorto.
Lavorare da remoto: conclusioni
Questo articolo offre solo un’infarinatura generale utile per affrontare l’emergenza lavorativa causata dal Coronavirus in maniera, se non ottimale, quantomeno consapevole.
Le modalità e i tool per lavorare da remoto proposti sono solo alcuni di quelli disponibili. La lista non si ferma di certo qui. In base alla tipologia di attività da svolgere potrebbe essere necessario utilizzare e approfondire la conoscenza di tanti altri programmi, proprio per questo è sempre meglio chiedere un parere ad un esperto per essere sicuri di fare la scelta giusta e per ricevere la giusta formazione necessaria a sfruttare tutte le potenzialità degli strumenti proposti.
Se hai bisogno di maggiori informazioni, contattaci! Siamo a tua disposizione per risolvere ogni dubbio sul lavoro da remoto e su molto altro.
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